資料作成代行サービスに興味があるけれど、費用や仕上がり、依頼の流れがわからず不安を感じている人は少なくありません。特に初めて外注を検討している人にとっては、サービスの選び方を間違えてしまうと、コストが無駄になったり、納期に間に合わなかったりといったリスクが心配になるはずです。
このコラムでは、資料作成代行を検討する初心者が、サービスの基本的な仕組みからメリット・デメリット、選び方のポイント、よくある失敗と回避策、依頼前に準備しておくべきことまで、一通り理解できるように構成しています。この記事を最後まで読めば、自分に合ったサービスを選び、効率的に依頼し、満足度の高い資料を手に入れるための具体的な行動がとれるようになります！
本記事の監修 松浦英宗（まつうらえいしゅう）
創業・事業成長に必要なサービスをオールインワンで提供するBusiness Jungleの代表。
外資系戦略コンサルティング会社（アーサー・ディ・リトル・ジャパン）などにおいて、事業戦略立案や資料作成に関する豊富な経験を有する。
はじめに｜なぜ資料作成代行が必要なのか
ビジネスにおける資料作成は避けて通れない作業です。提案書、営業資料、報告書、研修スライドなど、あらゆる場面で資料が必要になりますが、多くの人は資料づくりに必要以上の時間をかけてしまっています。1枚のスライドを作るのに何時間もかかり、肝心の戦略立案や営業活動に充てる時間が削られてしまうケースも珍しくありません。
資料作成代行サービスは、この状況を大きく改善するための有効な選択肢です。あなたが持っているメモやアイデア、粗い下書きを渡すだけで、プロが説得力のある資料に仕上げてくれます。これにより、自分の時間を本来集中すべき業務に使えるだけでなく、アウトプットの質も高めることができます。結果として、プレゼンテーションの成功率が上がり、営業の受注率や投資家からの評価にも好影響を与える可能性があります。
資料作成代行サービスの基本｜どんなことをしてくれる？
資料作成代行サービスの範囲は想像以上に広いものです。多くの人は「スライドをデザインしてくれるだけ」と思いがちですが、実際には論理構成の見直しやストーリーの再構築、必要に応じて図解の提案やデータの整理まで行ってくれます。たとえば、手元に箇条書きのメモしかなくても、それを基に導入から結論までの流れを整え、納得感のあるストーリーに仕上げてくれます。
また、デザイン面でも単なる装飾ではなく、情報の優先順位を整理し、見る人が直感的に理解できる資料を作ることを重視します。色やフォントの統一、レイアウトの整列、アイコンや図形の活用など、細部まで気を配ることで、プレゼン全体の印象が格段に向上します。
資料作成を外注するメリットとデメリット
外注の最大のメリットのひとつは、時間の節約です。自分やチームが数日かけて作っていた資料が、外注すればわずか数時間〜数日で仕上がります。さらに、品質が安定する点も大きな魅力です。プロが作る資料は、デザインが美しいだけでなく、論理の流れも整理されており、読む人が迷わず理解できるように工夫されています。
一方でデメリットもあります。コストは避けられない要素で、1枚あたり数千円〜数万円かかることもあります。さらに、外注に依頼する以上、やりとりや修正のためのコミュニケーションが発生します。ここが曖昧だと、意図と異なる資料が仕上がる可能性があるため、事前の要件定義が重要になります。
サービス選びの5つのチェックポイント
資料作成代行を選ぶときは、まず過去の制作実績をじっくり確認します。公式サイトやポートフォリオに掲載されているサンプルは、サービスの得意分野やデザインの傾向を知るための手がかりになります。スタイリッシュでシンプルなデザインが得意な会社もあれば、コンサルティング系のロジカルな資料を得意とする会社もあります。自分が作りたい資料の方向性に合っているかを、サンプルを見ながら具体的にイメージしましょう。
次に納期と柔軟性です。依頼が急ぎの場合、即日や翌日対応が可能かどうかは非常に重要です。修正依頼に対してどのくらいのスピードで対応してもらえるかもチェックすべきポイントです。柔軟な対応力がある会社であれば、予期せぬ仕様変更や追加要望にも迅速に対応してもらえます。
料金体系の透明性も忘れてはいけません。1枚ごとの単価なのか、一定ページ数ごとのパッケージなのか、また修正が何回まで含まれているのかを事前に把握しておくと、予算超過を防げます。見積もり段階で細かく内訳を確認し、追加費用が発生する条件を明確にしておくことが望ましいです。
担当者との相性も成果を左右します。初回の問い合わせ時にレスポンスが早く、こちらの意図を丁寧にヒアリングしてくれるかどうかを観察しましょう。やりとりがスムーズなパートナーと組めれば、プロジェクトの進行が格段に楽になります。
最後に、情報管理体制の確認です。未公開の事業計画や顧客情報などを扱う場合は、秘密保持契約（NDA）の締結が可能かどうか、データのやり取りが安全に行われる環境かどうかを必ず確認しましょう。セキュリティが甘い業者を選ぶと、情報漏えいのリスクが高まります。
よくある失敗例とその回避方法
依頼内容があいまいなまま作業が始まり、仕上がった資料がイメージと違ってしまうのは典型的な失敗例です。これを避けるためには、依頼前に資料の目的、ターゲット、伝えたいメッセージ、最終的に取ってほしい行動を明確にしておきます。具体的な参考資料やサンプルを共有するのも効果的です。
また、デザインにこだわりすぎて内容が薄くなるケースも注意が必要です。見た目は美しいのに、数字の根拠が弱かったり、論理が飛んでいたりすると、説得力のない資料になります。初稿の段階でストーリーや論理構造をしっかり確認し、数字やデータの正確性を担保しましょう。
納期直前の大幅修正も大きなリスクです。方向性のすり合わせが遅れると、最終的にコストが膨らむだけでなく、納期が遅れてしまう可能性があります。これを防ぐためには、初期段階でアウトラインやモックアップを作成してもらい、早めにフィードバックを行うことが効果的です。
こうした失敗を回避することで、資料作成の代行を依頼するメリットが格段に向上します。せっかく依頼するのですから、後悔のないやり取りを行いましょう！
かしこく依頼するための事前準備
資料を外注する前に、自分たちでやるべき準備を整えることで、完成度と満足度が大きく変わります。外注前にはぜひチェックしてみてください。
まず、資料の目的を明文化します。これは単に「提案資料を作る」というレベルではなく、「この提案で顧客に契約を決断してもらう」「投資家に事業の成長性を納得してもらう」といった行動レベルで定義します。
次に、ターゲットの人物像を整理します。社内会議向けなのか、外部顧客向けなのかによってトーンや表現が変わるため、誰が見る資料かを明確にしましょう。加えて、過去の資料やブランドガイドライン、参考になる事例があればまとめて共有すると、デザインや構成が統一されやすくなります。
さらに、自分なりのラフ構成案や必要なスライド数の目安を作っておくと、外注先がスムーズに作業に入れます。初回依頼では詳細な原稿を準備しすぎる必要はありませんが、最低限の骨子があることで、修正回数を減らし納期を短縮できます。
こうした内容を外注先に伝えることで、双方の意思疎通が円滑に進み、良いお取引が実現します。忘れずに取り組みましょう！
まとめ｜初心者でも失敗しないために今日からできること
資料作成代行は、時間と労力を大幅に節約し、アウトプットの質を高める強力な方法です。サービスを選ぶ際には、実績、納期、料金、担当者の対応、情報管理体制の5つの観点をしっかり確認しましょう。そして依頼する前に、目的、ターゲット、素材を整理し、アウトラインを作成しておくことで、仕上がりの満足度が大きく高まります。
まずは次に作る資料の目的を書き出し、簡単な構成案を作るところから始めましょう。それだけで、外注先とのコミュニケーションが格段にスムーズになり、失敗を防げます。時間に追われて資料作りをしていた日々から解放され、本当に集中すべき仕事にエネルギーを注げるようになるはずです。
資料作成の代行サービスはさまざまあります。ぜひ、いろんなサービスを見比べて最適なサービスを見つけてください！
ちなみに、「自分で資料を作るのは大変・・・」「プロの力を借りたい！」という方は、「Business Jungle資料作成」をご利用ください！1枚3,000円から、あっと驚く資料作成のお手伝いをさせていただきます。まずはお気軽にご相談くださいませ。
