資料作成は、日々の業務の中でも最も負荷が高く、時間を要する作業の一つです。企画書、提案書、プレゼン資料、営業資料、社内共有資料など、多くの種類が存在し、それぞれに求められる構成やデザイン、文章表現が異なるため、作り手には高い情報整理力が求められます。特に限られた時間の中で質の高い資料を作成する必要があるビジネスパーソンにとって、この作業は大きなプレッシャーになります。
そのような状況において、ChatGPTは資料作成プロセスを大幅に効率化し、短時間でプロ品質を実現できる強力な手段となります。構成案の作成、文章生成、図解アイデアの提案などを幅広く担うことができ、資料作成の下準備から仕上げまで活用することが可能です。
一方で、AIである以上、万能ではありません。ChatGPTの出力は入力内容に依存するため、適切な情報を明確に伝えなければ意図しない構成や文章になることもあります。また、専門分野の最新情報や企業固有の知識については正確性の確認が必要になるため、人のレビューは欠かせません。
本コラムでは、ChatGPTを使ってプロ品質の資料を短時間で作成するための手順を、初めての方でも再現できる形で解説します。資料の作り方そのものを体系的に理解しながら、AIの特性を最大限に引き出す方法を学ぶことができます。ぜひ最後までご覧ください！
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本記事の監修 松浦英宗（まつうらえいしゅう）
創業・事業成長に必要なサービスをオールインワンで提供するBusiness Jungleの代表。
外資系戦略コンサルティング会社（アーサー・ディ・リトル・ジャパン）などにおいて、事業戦略立案や資料作成に関する豊富な経験を有する。
ChatGPTを資料作成に使うメリットと限界
ChatGPTを資料作成に活用する最も大きなメリットは、作業時間の大幅な削減です。構成案の作成や文章の下書きといった負荷の高い作業を短時間で進められるため、資料作成全体を効率化できます。特にゼロから構成を考える必要がある資料ほど効果を発揮し、短時間で複数の案を比較検討できるのはChatGPTならではの強みです。
さらに、ChatGPTは思考補助ツールとしても非常に優秀です。アイデアが固まらない段階でも、方向性の異なる案を複数出してもらうことで、企画や資料の構成案をより洗練させることができます。資料作成の壁になりやすい初期段階のアイデア出しにおいて、ChatGPTは発想の幅を広げる有効な存在です。
ただし限界もあります。ChatGPTは一般的な知識には強いものの、企業固有の情報や最新の業界データについては正確性を保証できません。資料作成に必要な数字や事実関係は必ず人がチェックする必要があります。また、指示が曖昧だと内容がずれてしまうため、求める方向性を丁寧にプロンプトで指定することが欠かせません。
そして何よりも、美しいスライドを完璧に直接出力できるような水準には至っていません。あくまでも、自分がパワーポイントでスライドを作成する際に活用する補助手段として、活用していく必要があるわけです。
このように、ChatGPTの特性を理解し、人工知能であるメリットと限界を踏まえて活用することで、資料作成作業はより効率的かつ高品質に進められるようになります。ここからは、ChatGPTを使った資料作成のステップについて、詳しく見ていきましょう。
Step1：目的とターゲットを設定する
資料作成は目的とターゲットの整理から始まります。この段階で方向性が曖昧だと、資料全体が一貫性を欠き、読み手に伝わりにくいものになってしまいます。提案資料なのか、社内の意思決定用資料なのか、投資家向けIR資料なのかによって、構成も文章のトーンも求められる深さも大きく異なります。
ChatGPTに依頼する際には、資料の目的、読み手の立場や知識レベル、資料の使用シーン、伝えたいメッセージを具体的に伝える必要があります。例えば、読み手が経営者なのか現場担当者なのかによって内容の抽象度や具体性は変わりますし、顧客向けであれば説得力やメリットを強調する構成が求められます。
目的とターゲットの整理を丁寧に行うことで、ChatGPTの出力精度が大幅に向上し、資料全体の軸もぶれにくくなります。最終的に読み手がどう感じてほしいかという視点を持つことが、資料の説得力を高める第一歩になります。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・〇〇という資料を作成します。目的とターゲットを整理してください。
・（ファイルを添付したうえで）目的とターゲットを整理してください。
・資料を作成します。資料の目的とターゲットを整理するための質問をしてください。
・資料作成の目的とターゲットを整理するためにはどうすればいいですか。
Step2：構成案をChatGPTで作成する
構成案は資料の設計図にあたります。どのような順番で説明するのか、どの情報を中心に据えるのかによって、資料の読みやすさや説得力が大きく変わります。この段階で効果的な構成を作ることができれば、後の工程は大幅にスムーズになります。
ChatGPTは構成案作成において非常に高い役割を果たします。資料の目的や制約条件を伝えるだけで、複数の構成案を瞬時に生成できるため、比較しながら適切な流れを選択できます。また、業界特有の構成や、特定の用途に特化したスライド構成も提案できるため、質の高い資料設計が可能になります。
構成案の作成時には、論点の重複を避け、読みやすい流れを意識することが重要です。ChatGPTに対して、章の役割や重要なキーワードを明確に指示すると、より精度の高い構成案を得ることができます。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・資料の目的に基づき、最適な構成案を3つ作成してください。
・〇〇という資料内容を基に、論理的な章構成を提案してください。
・読み手が理解しやすい順序になるよう、章立ての流れを整理してください。
・複数の構成パターンを比較できるよう、違う視点で3案提示してください。
Step3：文章・スライド原稿を生成する
構成案が固まったら、各スライドで伝えるべきメッセージを整理し、文章生成をChatGPTに依頼します。ポイントを箇条書きで提示し、それを基にスライド文章へと整形してもらう方法が最も効率的です。
ChatGPTは文章の構造化が得意であり、複雑な内容も分かりやすく整理して提示する能力があります。そのため、専門性の高い資料でも、読み手にとって理解しやすい表現に置き換えることができます。また、複数の文章案を提示させて比較することで、より質の高い表現を選べるメリットもあります。
さらに、文章のリライト、語尾の調整、説明の平易化などにも柔軟に対応できるため、資料全体のトーンを統一しやすくなります。文章生成の段階では、ChatGPTを文章作成のアシスタントとして最大限活用することで、作業効率と品質を同時に高められます。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・構成案に基づいて、文章内容を生成してください。その際、各章で文字数は〇〇文字以上にしてください。
・以下の要点を基に、スライド1枚分の文章を3案作成してください。
・専門的な説明を初心者向けに書き換えてください。
・読み手にとって分かりやすいように、論理構造を整えながら文章を再構成してください。
・重要ポイントを強調した別バージョンの原稿を作成してください。
・スライド文章の語尾とトーンを統一して整えてください。
Step4：デザイン案・図解アイデアを出してもらう
資料の伝わりやすさを大きく左右するのがデザインと図解です。どれだけ内容が優れていても、見づらいスライドでは読み手の理解が深まりません。ChatGPTは直接デザインを作ることは「まだ」できませんが、スライドデザインの方向性や図解の提案を行うことができます。
例えば、事業モデルの説明にはどのような図が適しているのか、競争環境の説明ではどの構造が分かりやすいのか、といったように、目的に応じた図解の形式を提案できます。また、配色、余白、フォント選びなどのデザイン指針を質問することで、スライド作成の精度が高まります。
資料作成の現場では、どの図解を使うべきか迷う場面が多く存在します。ChatGPTから複数案を得ることで、最適な図解方法を選びやすくなり、結果として資料全体の品質向上につながります。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・〇〇というテーマを説明するために適した図解形式を5つ提案してください。
・今回のスライドに最適なデザイン方針を、配色・レイアウト・フォントの観点から提案してください。
・〇〇という複雑な情報を視覚化するための図解アイデアを複数提示してください。
・〇〇という競合環境にあります。これを分かりやすく図示する方法を提案してください。
Step5：PowerPointに落とし込みブラッシュアップする
ChatGPTで生成した文章と構成案をもとに、自分自身がPowerPointでスライド化していきます。この工程では、読みやすく整ったレイアウトに調整することが中心となります。スライドの並び順、レイアウト、図表の位置などを整え、資料全体としての統一感を確保することが重要です。
また、視覚的な理解を助ける図解やチャートを追加することで、読み手の理解度がさらに高まります。ChatGPTから提案されたデザイン案や図解のアイデアを参考にしながら、資料の魅力と説得力を高める作業を行います。
PowerPoint作成時には、配色やフォント、余白を統一し、情報過多にならないよう整理することがポイントです。AIと人の手作業を組み合わせることで、効率的で高品質な資料を完成させることができます。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・PowerPointでスライド化する際の注意点を5つ整理してください。
・〇〇という文章をスライド向けに簡潔な表現へ書き換えてください。
・（資料を添付したうえで）内容が重複していないか確認し、整理すべき箇所を指摘してください。
・（資料を添付したうえで）視覚的に読みやすくするための改善案を提案してください。
・スライドごとに簡潔なタイトル案を複数作成してください。
Step6：最終レビューをして修正を行う
資料が一通り完成したら、最終レビューを行います。この工程では、誤字脱字だけでなく、論理の整合性、情報量のバランス、視覚的な見やすさなど、さまざまな観点で資料の質をチェックする必要があります。
ChatGPTは修正作業にも活用できます。特定の章を改善するためのアイデアを求めたり、文章の別表現案を生成させたりすることで、資料の完成度をさらに高めることができます。第三者的な視点で改善点を指摘させる使い方も有効です。
レビューを丁寧に行うことで、読み手に誤解を与えない資料になり、最終的な成果物としての品質を保証できます。どれだけChatGPTを活用しても、人の判断で仕上げる工程は欠かせない要素です。
本ステップで使用できるプロンプト例（ChatGPTに入力する文章）
・（資料を添付したうえで）資料全体の論理構造を確認し、改善すべき点を5つ提示してください。
・（資料を添付したうえで）読み手が誤解しそうな箇所を指摘し、修正案を提示してください。
・（資料を添付したうえで）文章の冗長な部分を削減し、簡潔にまとめてください。
・（資料を添付したうえで）スライド間でトーンや表現が統一されているか確認し、問題点を示してください。
・仕上げとして必要な最終チェック項目をリストアップしてください。
ChatGPTの活用精度を高めるコツ
ChatGPTを資料作成で最大限活用するためには、プロンプトの質を高めることが重要です。どれだけ優れたAIであっても、指示が曖昧であれば期待通りの出力にはなりません。目的、ターゲット、資料の形式、求めるトーン、必要な章の数などを具体的に伝えるほど、精度の高い内容が生成されます。
さらに、複数案を生成させる、違う観点での提案を求める、表現を言い換えてもらうなど、段階的に依頼を重ねることで、より高品質な資料作成が可能になります。ChatGPTは対話を重ねるほど精度が上がるため、細かい条件を伝える姿勢が成果につながります。
資料作成の現場では、ChatGPTを情報整理や文章作成だけでなく、発想支援ツールとしても活用することで、資料全体の質が向上します。
ChatGPTのプロンプト集
さいごに、資料作成にそのまま活用できる実践的なプロンプトを紹介します。さまざまな資料形式に応用できるため、用途に合わせて使い分けることで効率と品質が大幅に向上します。
構成案を作るプロンプト
・資料の目的とターゲット情報をお伝えしますので、最適な構成案を3つ作成してください。
・〇〇という情報を基に、読み手にとって論理的に理解しやすい章構成を提案してください。
・提案書として必要な要素をすべて含めた構成案を作成してください。
目的整理のプロンプト
・資料の目的を明確にするため、必要な質問を順番に行ってください。
・この事業が目指す目的を、異なる3つの表現で整理してください。
・読み手に確実に伝えるべき中心メッセージを3つ抽出してください。
ターゲット分析のプロンプト
・この資料のターゲットが知りたい情報を、整理して一覧にしてください。
・読み手の役職や立場ごとに、関心を持つポイントを整理してください。
・経営層向けと現場担当者向けで、説明すべき内容の深さを比較して提示してください。
スライド文章作成のプロンプト
・〇〇という要点を基に、スライド1枚分として適切な文章を3案作成してください。
・専門的な内容を、初心者にも分かりやすい説明文に書き換えてください。
・説得力を高めるため、文章全体を論理的に再構成してください。
図解アイデア生成のプロンプト
・〇〇という情報を視覚的に説明するために適した図解アイデアを5つ提案してください。
・事業モデルを整理するうえで最適な図の形式を複数提示してください。
・競争環境を分かりやすく示せる図解案を作成してください。
デザイン方針のプロンプト
・〇〇という資料に適した配色パターンを3種類提案してください。
・読みやすいスライドにするためのレイアウト案を提示してください。
・統一感を出すために必要なフォント、配色、余白の設計方針を示してください。
文章ブラッシュアップのプロンプト
・〇〇という文章を、より簡潔で読みやすい表現に整えてください。
・〇〇という内容を、トーンの異なる3種類の文章で書き換えてください。
・説得力を高めるために、改善が必要な箇所を指摘し、リライト案を提示してください。
ロジック補強のプロンプト
・〇〇という主張を裏付ける根拠や補足情報を3つ提示してください。
・〇〇という内容の流れが分かりやすくなるように、論理構造を作り直してください。
・読み手が疑問を感じそうな点を推測し、それに対する回答案を作成してください。
修正・改善のプロンプト
・〇〇という資料をより良くするために、改善すべき点を5つリストアップしてください。
・スライド内容に過不足がないか、客観的にチェックしてください。
・誤解を招く可能性のある表現を指摘し、適切な改善案を提示してください。
最終レビューのプロンプト
・資料全体の論理性や構成の流れ、表現の一貫性を総合的にレビューしてください。
・読み手の視点から見て分かりにくい点を抽出し、改善案を示してください。
・資料の完成度をさらに高めるための最終調整ポイントを整理してください。
こうしたプロンプトを適切に使うことで、ChatGPTは資料作成の強力なパートナーとなり、作業の効率と品質が劇的に向上します。ぜひご活用ください。
まとめ
ChatGPTは資料作成の効率を大幅に高め、誰でも短時間でプロ品質のスライドを作成できる革新的なツールです。構成作成、文章生成、図解のアイデア出しまで幅広く活用することで、膨大な手間がかかっていた資料作成プロセスを一気に合理化できます。
一方で、AIの限界を理解し、人が判断すべき工程を丁寧に行うことで、資料全体の品質をさらに高めることができます。目的とターゲットを設定し、構成案を整え、文章とデザインを順番に組み立て、最終レビューを行う。このプロセスをChatGPTと組み合わせることで、これまで以上に質の高い資料を生み出すことが可能になります。
資料作成に悩む方や、業務効率化を進めたい方にとって、ChatGPTはこれからの時代に欠かせない存在です。正しい使い方を身につけることで、資料作成のスピードとクオリティは確実に向上します。
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